Recht erfragen - Recht erfahren - Recht bekommen

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Meine Informationen zum Datenschutz als Notar

 

 Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden? Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bin ich, Notar Dr. Rolf Momberg mit Amtssitz in Eschwege. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an mich als verantwortlicher Notar oder an meine Datenschutzbeauftragte wenden und zwar wie folgt:

 

Verantwortlicher
Notar Dr. Rolf Momberg
Luisenstraße 23 b
37269 Eschwege

Tel. 05651/50002
Fax 05651/32938
mail@kanzlei-momberg.de

Datenschutzbeauftragte
Alice Jänsch
Luisenstraße 23 b
37269 Eschwege

Tel. 05651/50002
Fax 05651/32938
datenschutz@kanzlei-momberg.de

Stellv. Datenschutzbeauftragter
RA Jan-Markus Momberg
Luisenstraße 23 b
37269 Eschwege

Tel. 05651/50001
Fax 05651/32938
datenschutz@kanzlei-momberg.de

 


Welche Daten verarbeite ich und woher kommen diese Daten?
Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z. B.

 

  • Daten zur Person, z. B. Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, im Einzelfall Ihre Geburtsregisternummer;
  • Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  • bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer;
  • in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
  • in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten, wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

 Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet? Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO).


Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen udn Anderen an einem Vorgang beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO).

An wen gebe ich Daten weiter? Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter*innen und sonst von mir Beauftragten. Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.


Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Soe mit der Weitergabe einverstanden sind.


Werden Daten an Drittländer übermittelt? Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ohnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen des Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B für Verfügungen des Todes wegen getroffen werden.

 

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin. 

Welche Rechte haben Sie? Sie haben das Recht:
  • Auskunft darüber zu verlangen, welche personenbezogenen Daten ich von Ihnen verarbeite, zu welchem Zweck ich die Daten verarbeite und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
  • unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert worden sind, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz ergänzen zu lassen.
  • Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
  • von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe oder wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DS-GVO).
  • der Verarbeitung zu widersprechen. Dies führt aber nicht zur Löschung Ihrer Daten, soweit ich als Notar meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrzunehmen habe.
  • sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörde zu wenden:

    Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
    Postfach 3163
    65021 Wiesbaden

    Telefon: +49 611 1408-0
    Telefax: +49 611 1408-611